对如何防范国际商事证明书法律风险的思考（上）
发布时间：2014-08-20 编辑：总会法律事务部 郭涛 来源：
案例一：在我会认证过程中，有一企业申请做营业执照的原件与复印件一致，再核对资料时结果我们发现在复印件上企业注册资本多了一个零。
案例二：有一企业在认证一份合同时，我们发现企业在商务厅、海关等部门登记的英文名称与营业执照的中文名称不完全一致，中文显示了“四川xx公司”，英文中则省掉了“四川”两字，公司的中英文印章中文显示为“四川xx公司”英文为“xxC0．LTD”。而该份合同使用的英文公司名称为“Sichuan xx C0．LTD”，公司申请我会认证合同上使用的英文名称。
案例三：公司申请认证报关单原件与复印件一致时，往往不能提供原件，只用保函代替，理由是报关单还在海关手中，而因时间紧，需要报关单结汇或客户所需其它用途。
上面三个案例，仪仅只是我会在日常认证业务中遇到的众多案例选摘，有一定的代表性。第一个案例是企业为在国外招投标提供似的注册资本文件，如果经办人核查不严而出证，如当事人投标成功后在工程履约过程中产生纠纷，贸促会将涉嫌虚假出证。第二个案例中公司以一个貌似和中文名称相仿实则根本不存在的英文名称作为合同当事人，若双方当事人之间发生纷争，因中方主体资格不存在，守约方合法权益将无法得到司法救济。第三个案例，出证机构未见原件只凭申请人保函出证，在只需单单一致就能从银行结汇的信用证支付条款下，很容易被没有发生实物交易而纯粹是票据欺诈的不良企业所利用。以上三个案例，贸促会一旦出证，将存在涉嫌虚假认证的巨大风险，不仅承担经济赔偿的法律后果，声誉也必将遭受重创。
《中国国际贸易促进委员会(中国商会)国际商事证明事务管理办法(试行)》(以下简称“管理办法”)以及国际商事证明书工作相关规定，国际商事证明书业务，是中国贸促会(中国国际商会)根据申请人的申请，依据中国法律、有关规定、同际贸易惯例，对周际商事活动相关的文书、单证和事实进行证明的业务。国际商事证明书业务，是贸促会在长期的出证认证中创立的一项品牌业务，充分体现了贸促会、国际商会在国际上的公信力，也充分发挥了其在国际经贸活动中的证明作用，随着世界经济一体化的加快，认证的范围会更加广泛，其作用将会越发显著，同时各种风险也会进一步显现。
为保证该项业务健康长效的发展，维护贸促会在国外的公信力形象，杜绝法律风险的产生，笔者认为应从以下几个方面加强风险防范意识，建立风险机制。
一、在授权机构方面应设置具体的条件，从源头上防范风险。
“管理办法”规定地方贸促会需经中同贸促会授权后，才能开展国际商事证明业务。授权程序是保证国际商事证明质量的重要环节。“管理办法”第八条、第九条对此项业务的授权规定了两个条件：一是设立出证认证专门机构，二是配备符合条件的经办人和手签人并经中国贸促会培训、审核授予资格。上述授权条件及审核程序是保证国际商事证明质量的重要环节。第一个机构健全的要求是前提条件，这毋庸置疑。第二是关于人才配备情况，是授权审核的主要条件。为便于各地方贸促会判定自身是否符合授权条件，笔者认为应将“符合条件的”条件明确化，即配备具有法律、国际贸易、英语专业的人员。理由如下：
首先，国际商事证明书是一项涉外文件。既然是国际商事范畴的文件，经办人、手签人读懂文书是基本要求，具备国际通行的语言英语，就应成为经办人、手签人应具备的基本业务素质。
其次，国际商事证明书是一项外贸文件。同际商事证明认证的类别绝大部分是国际货物贸易、服务贸易、技术贸易类活动中的证明事项，包括各类外贸单据和文件，起到帮助我国的出口货物在进口国海关顺利通关和结汇的作用；国际经贸活动中涉及各类国际经贸文书类别数百种，准确识别、判定文件格式及内容是否正确，经办人、手签人如不具备外贸知识，将无法胜任此岗位工作。
最后，国际商事证明书是一项法律文件。商事证明文件包括国际贸易、围际承包工程活动、知识产权类活动、涉外商事诉讼活动及其与国际商事活动相关的多种证明事项。认证种类涵盖各类合同、法人主体资格、委托授权书、公司决议、业务函电、各类声明、财务报表、知识产权类文件、国家相关机构出具证明等数百种文件类型。为企业在境外设立办事机构、投标或承接r程的公司提供证明，为出口产品在进口同取得生产、销售许可提供证明，为国际商事活动中的纠纷解决、仲裁或诉讼提供证明是国际商事证明书的重要作用。特别足近几年，随着各种地震、水旱灾等自然灾害的频繁发生，国际商事证明书已成为不可抗力证明的重要补充，越来越被国(境)外法律机构及当事人接受和认可，是一个法律效力较强的证明文件。因此，某些不法商家为获取不当利益也不乏制作虚假文件来申请国际商事证明。经办人及手签人只有具备法律素养，才能判断文件内容是否合法，提供的佐证材料是否充分，认证是否存在法律风险。
笔者认为，在地方贸促会是否具备授权资格时，将}¨证认证机构是否配备具有法律、国际贸易、英语专业的人员作为审查的条件，是保证国际商事证明的优良水准，防范该业务风险的首要环节。
二、加强业务上的管理与监督，在出证过程中控制风险。
随着全球经济一体化进程的深入，走出国门开拓市场已成为众多企业的选择，贸促会国际商事证明书业务量处于快速增长态势，成为贸促会的重要经济增长点。有效管理和监控商事证明书业务，防范法律风险，对进一步确立国际商事证明的权威性将起到制度上的保障。
专人办理。经办人及手签人分开，出具的每份文件校对和审核环节都必不可少，防止因失误和疏忽出现错证。
标准统一。决不能因人而异。包括认证文件的格式、需提供的佐证材料要统一标准，规范受理和规范出证，以防止申请人有漏洞可钻。，
档案留存。出具的每一份同际商事证明书都应附申请人的书面申请、文件原件、佐证材料留档备查。根据涉外合同诉讼时效为四年的规定，建议档案文件留存至少三年以上，以防止一旦贸促会涉讼时能提供第一手原始档案资料，从而有效应对。
抽查监督。上级管理部门不定期的抽查，对存在问题的签证机构责令整改，必要时系统通报，以敦促各签证机构正确出证。
案例二：有一企业在认证一份合同时，我们发现企业在商务厅、海关等部门登记的英文名称与营业执照的中文名称不完全一致，中文显示了“四川xx公司”，英文中则省掉了“四川”两字，公司的中英文印章中文显示为“四川xx公司”英文为“xxC0．LTD”。而该份合同使用的英文公司名称为“Sichuan xx C0．LTD”，公司申请我会认证合同上使用的英文名称。
案例三：公司申请认证报关单原件与复印件一致时，往往不能提供原件，只用保函代替，理由是报关单还在海关手中，而因时间紧，需要报关单结汇或客户所需其它用途。
上面三个案例，仪仅只是我会在日常认证业务中遇到的众多案例选摘，有一定的代表性。第一个案例是企业为在国外招投标提供似的注册资本文件，如果经办人核查不严而出证，如当事人投标成功后在工程履约过程中产生纠纷，贸促会将涉嫌虚假出证。第二个案例中公司以一个貌似和中文名称相仿实则根本不存在的英文名称作为合同当事人，若双方当事人之间发生纷争，因中方主体资格不存在，守约方合法权益将无法得到司法救济。第三个案例，出证机构未见原件只凭申请人保函出证，在只需单单一致就能从银行结汇的信用证支付条款下，很容易被没有发生实物交易而纯粹是票据欺诈的不良企业所利用。以上三个案例，贸促会一旦出证，将存在涉嫌虚假认证的巨大风险，不仅承担经济赔偿的法律后果，声誉也必将遭受重创。
《中国国际贸易促进委员会(中国商会)国际商事证明事务管理办法(试行)》(以下简称“管理办法”)以及国际商事证明书工作相关规定，国际商事证明书业务，是中国贸促会(中国国际商会)根据申请人的申请，依据中国法律、有关规定、同际贸易惯例，对周际商事活动相关的文书、单证和事实进行证明的业务。国际商事证明书业务，是贸促会在长期的出证认证中创立的一项品牌业务，充分体现了贸促会、国际商会在国际上的公信力，也充分发挥了其在国际经贸活动中的证明作用，随着世界经济一体化的加快，认证的范围会更加广泛，其作用将会越发显著，同时各种风险也会进一步显现。
为保证该项业务健康长效的发展，维护贸促会在国外的公信力形象，杜绝法律风险的产生，笔者认为应从以下几个方面加强风险防范意识，建立风险机制。
一、在授权机构方面应设置具体的条件，从源头上防范风险。
“管理办法”规定地方贸促会需经中同贸促会授权后，才能开展国际商事证明业务。授权程序是保证国际商事证明质量的重要环节。“管理办法”第八条、第九条对此项业务的授权规定了两个条件：一是设立出证认证专门机构，二是配备符合条件的经办人和手签人并经中国贸促会培训、审核授予资格。上述授权条件及审核程序是保证国际商事证明质量的重要环节。第一个机构健全的要求是前提条件，这毋庸置疑。第二是关于人才配备情况，是授权审核的主要条件。为便于各地方贸促会判定自身是否符合授权条件，笔者认为应将“符合条件的”条件明确化，即配备具有法律、国际贸易、英语专业的人员。理由如下：
首先，国际商事证明书是一项涉外文件。既然是国际商事范畴的文件，经办人、手签人读懂文书是基本要求，具备国际通行的语言英语，就应成为经办人、手签人应具备的基本业务素质。
其次，国际商事证明书是一项外贸文件。同际商事证明认证的类别绝大部分是国际货物贸易、服务贸易、技术贸易类活动中的证明事项，包括各类外贸单据和文件，起到帮助我国的出口货物在进口国海关顺利通关和结汇的作用；国际经贸活动中涉及各类国际经贸文书类别数百种，准确识别、判定文件格式及内容是否正确，经办人、手签人如不具备外贸知识，将无法胜任此岗位工作。
最后，国际商事证明书是一项法律文件。商事证明文件包括国际贸易、围际承包工程活动、知识产权类活动、涉外商事诉讼活动及其与国际商事活动相关的多种证明事项。认证种类涵盖各类合同、法人主体资格、委托授权书、公司决议、业务函电、各类声明、财务报表、知识产权类文件、国家相关机构出具证明等数百种文件类型。为企业在境外设立办事机构、投标或承接r程的公司提供证明，为出口产品在进口同取得生产、销售许可提供证明，为国际商事活动中的纠纷解决、仲裁或诉讼提供证明是国际商事证明书的重要作用。特别足近几年，随着各种地震、水旱灾等自然灾害的频繁发生，国际商事证明书已成为不可抗力证明的重要补充，越来越被国(境)外法律机构及当事人接受和认可，是一个法律效力较强的证明文件。因此，某些不法商家为获取不当利益也不乏制作虚假文件来申请国际商事证明。经办人及手签人只有具备法律素养，才能判断文件内容是否合法，提供的佐证材料是否充分，认证是否存在法律风险。
笔者认为，在地方贸促会是否具备授权资格时，将}¨证认证机构是否配备具有法律、国际贸易、英语专业的人员作为审查的条件，是保证国际商事证明的优良水准，防范该业务风险的首要环节。
二、加强业务上的管理与监督，在出证过程中控制风险。
随着全球经济一体化进程的深入，走出国门开拓市场已成为众多企业的选择，贸促会国际商事证明书业务量处于快速增长态势，成为贸促会的重要经济增长点。有效管理和监控商事证明书业务，防范法律风险，对进一步确立国际商事证明的权威性将起到制度上的保障。
专人办理。经办人及手签人分开，出具的每份文件校对和审核环节都必不可少，防止因失误和疏忽出现错证。
标准统一。决不能因人而异。包括认证文件的格式、需提供的佐证材料要统一标准，规范受理和规范出证，以防止申请人有漏洞可钻。，
档案留存。出具的每一份同际商事证明书都应附申请人的书面申请、文件原件、佐证材料留档备查。根据涉外合同诉讼时效为四年的规定，建议档案文件留存至少三年以上，以防止一旦贸促会涉讼时能提供第一手原始档案资料，从而有效应对。
抽查监督。上级管理部门不定期的抽查，对存在问题的签证机构责令整改，必要时系统通报，以敦促各签证机构正确出证。