对如何防范国际商事证明书法律风险的思考（下）

    三、对容易出现问题的文件认证加强培训指导，切实预防风险。
    国际商事证明书有形式认证和事实认证两种形式。尽管目前贸促会出具的国际商事证明书主要是形式认证方式，在一定程度上也体现了出证机构对申请文件内容的认可。贸促会对所认证文件除从文件格式、印章、签字等形式进行审查外，还必须从申请人与申请证明的事项具有法律关系、文件内容的合法性、文件内容所涉及证明事项是否属实的佐证材料等方面进行审核。笔者认为以下几种文件类型在认证过程中较易出现问题，在实际认证过程中应重视审核材料。
    1．申请企业自行出具的文件认证。
    公司或生产厂家自行出具的文件包括产品检测报告、健康证明或自由销售证明、产品达到国内或国际标准的达标声明、企业名称变更、债务证明或欠款证明、企业资产状况声明、合同协议、会议决议类文件等多种类型。
    (1)提供合法有效的主体资格文件。审查是否是最新年检过的企业、事业单位营业执照，应出示原件，复印件留存。
    (2)文件格式应统一使用申请单位中英文名称、地址、联系电话等基本信息的抬头文字制作文件。
    (3)根据文件陈述的内容要求申请人提供第三方出具的佐证材料。不能提供的，则要求申请人更改内容或不予认证。
    2．报关单、提单、运费发票等货物运输文件的认证。
    (1)要求提供运输公司的合法企业法人营业执照复印件，核实企业法人营业执照上的名称是否与单据上的印章完全一致。实际办证中，企业经常提供的营业执照经常与印章不符。
    (2)核实运输公司是否具备相应承运资格。
    认证报关单、提单原件与复印件一致时，应要求申请人出具原件。在办证过程中，申请人往往以种种理由不出示原件，仅有公司自行出具的保函代替，会有潜在的风险。
    3．对出具自然灾害相关文件的认证。
    由于该文件的认证直接涉及到企业的是否应免除合同违约责任的利害关系，出具时要特别谨慎。
    除申请人应提供合同，函电及发生自然灾害的灾情证明外，尤其要审查合同中申请人的履行义务的准确时间是否在灾情发生时间以内，灾情是否与该合同的履行有直接的关联性，申请人申请出具证明时是否在发生灾情后的一段合理时间内。笔者就曾遇到过，某企业在地震灾情发生一年后来我会申请出具地震灾情的国际商事证明书，据查该企业并未直接受灾。
    4．国家相关行政机构及中介机构出具文件的认证。
    申请人申请认证国家相关行政机构及中介机构出具文件时，如何认定其提供的文件真实，也是办证过程中较棘手的问题，如会计师事务所出具的财务报告、检验机构的报告等。要求申请人出示原件是十分必要的，同时也要求申请人出具文件真实性的保函，尽量将风险降到最低。